Werken met Microsoft Teams
Microsoft Teams is hedendaags niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Sinds de corona uitbraak begin 2020 is de populariteit van Teams flink gestegen. Bijna alle bedrijven werken – indien mogelijk – vanuit huis. Dit vergt een andere methode van communicatie, namelijk online communicatie. Microsoft Teams claimt de ideale oplossing te zijn voor deze verandering in behoefte.
Maar wat is Microsoft Teams nu precies? En is het ook een toevoeging voor jouw bedrijf? In dit artikel vertellen wij je meer hierover.
Door het inzetten van Teams wordt een groot deel van bedrijfscommunicatie afgevangen. Daarnaast zorgt Teams er ook voor dat alle communicatie, het delen van bestanden, etc; verloop via één centraal punt. De bestanden mailen om vervolgens via de vaste telefoon contact op te nemen met je medewerkers (of externen) is dus verleden tijd.
Aan de linkerzijde van het programma zie je een balk staan met verschillende icoontjes erin. Dit zijn de verschillende tabbladen binnen Microsoft Teams. Deze icoontjes / tabbladen betekenen het volgende:
– Activiteit: Heeft iemand gereageerd op jouw bericht? Heeft iemand je gebeld? Via het activiteiten tabblad vind je alle belangrijke meldingen terug. – Chat: Hier vind je alle persoonlijke gesprekken je hebt openstaan. – Teams: Misschien wel het belangrijkste tabblad, hier vind je namelijk alle Teams waarvan je onderdeel bent. Binnen één team zitten alle collega’s (en eventueel externen) die te maken hebben met dat project / onderdeel van jouw organisatie. Één Team kan ook meerdere kanalen hebben. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat per project meerdere kanalen worden aangemaakt. – Kalender: De kalender binnen Teams is rechtstreek gekoppeld aan je Outlook kalender. Via deze kalender is het ook mogelijk om afspraken in te plannen of te weigeren. – Oproepen: Via oproepen vind je een overzicht van al je belletjes de afgelopen periode. Via dit tabblad is het ook mogelijk om gemakkelijk je contacten te bellen. – Bestanden: Vind hier een overzicht van alle bestanden die (recent) met je gedeeld zijn. – Overig (…): Via overig vind je aanvullende apps. – Apps: Hier vind je alle aanvullende apps die wellicht een toegevoegde waarde kunnen bieden voor je bedrijfscommunicatie. Het is via dit tabblad ook mogelijk om allerlei soorten extensies te installeren, waardoor jouw Teams omgeving nog meer aansluit op jouw wensen. Denk hierbij aan extensies zoals: Polly, Jira Cloud, Youtube, Azure Boards, etc. – Help: Via help vind je handige bronnen om nog meer te halen uit jouw Teams omgeving.
1. Wanneer is het handig om een Team aan te maken? Gebruik de volgende richtlijnen: – Maak een Team aan wanneer je vaak over hetzelfde onderwerp praat als collega’s of externen. – Maak een team aan als je vaak met dezelfde groep mensen werkt, bijvoorbeeld aan een project. – Maak een team aan als je informatie centraal, met verschillende werknemers (of externen), wilt delen en bewerken.
2. Beperk jezelf niet door maar één eigenaar te kiezen per Team Het komt wel eens voor dat een Team eigenaar niet aanwezig is, of de organisatie verlaat. Zorg dus altijd voor een back-up eigenaar. Mocht er iets dergelijks voorvallen, kun je hier altijd op inspelen.
3. Stel een welkomsbericht in Wil je aan elk nieuw teamlid duidelijk maken wat het doel is van het Team? Dan kun je dit gemakkelijk doen via een welkomsbericht. In dit bericht kun je ook vragen of de teamleden zich kort willen voorstellen, wat handig kan zijn als je met externen samenwerkt.
4. Maak afspraken over de indeling van je teams Als er binnen de organisatie waar je werkzaam bent veel verschillende Teams aangemaakt worden, kan het zomaar zijn dat deze Teams onderling van structuur verschillen. Dit is natuurlijk nooit handig. Om de effectiviteit en efficiëntie van Teams te bevorderen kan het dus handig zijn om aanvankelijk richtlijnen op te stellen. Stel een document op waarin je de indeling van een Team vaststelt en communiceer dit document binnen het bedrijf. Zo kun je voortaan alle informatie binnen de verschillende Teams eenvoudig terug vinden.
5. Pin jouw meest gebruikte Teams (of gesprekken) vast Zowel in via ‘Chat’, als via ‘Teams’ is het mogelijk om gesprekken of Teams vast te pinnen. Ze komen dan boven je andere gesprekken of Teams te staan. Dit is vooral handig wanneer je dagelijks contact hebt met dezelfde personen / hetzelfde Team.
Mocht je nog tegen problemen aanlopen of vragen hebben, maak dan de Microsoft Teams Handleiding. Deze handleiding neemt je aan de hand van verschillende stappen mee in de set-up van Microsoft Teams. Daarnaast worden er in deze handleiding verschillende veelgestelde vragen behandeld.
Maar wat is Microsoft Teams nu precies? En is het ook een toevoeging voor jouw bedrijf? In dit artikel vertellen wij je meer hierover.
Wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een online platform binnen Microsoft 365, met als doel zo efficiënt mogelijk (online) samen te werken. Het platform bestaat uit meer dan alleen een chat. Zo kun je via Teams eenvoudig je bestanden delen, groep chats aanmaken (ook wel ‘Teams’) rondom bepaalde projecten, eenvoudig bellen met je collega’s, takenlijsten aanmaken en nog veel meer. Ben je vaak onderweg? Geen probleem! Teams is namelijk ook te gebruiken vanaf je mobiel of tablet.Door het inzetten van Teams wordt een groot deel van bedrijfscommunicatie afgevangen. Daarnaast zorgt Teams er ook voor dat alle communicatie, het delen van bestanden, etc; verloop via één centraal punt. De bestanden mailen om vervolgens via de vaste telefoon contact op te nemen met je medewerkers (of externen) is dus verleden tijd.
Hoe werkt Microsoft Teams?
Teams is geen ingewikkeld programma. Sterker nog, het doel van Teams is om communicatie te vereenvoudigen, waarom zouden ze het dan extreem lastig maken? Toch kan de eerste keer dat je het programma opent nog overweldigend zijn. Niet omdat het er zo complex uitziet, maar door de vele opties die je hebt binnen Teams. Geen zorgen, wij leggen het voor je uit.Aan de linkerzijde van het programma zie je een balk staan met verschillende icoontjes erin. Dit zijn de verschillende tabbladen binnen Microsoft Teams. Deze icoontjes / tabbladen betekenen het volgende:
– Activiteit: Heeft iemand gereageerd op jouw bericht? Heeft iemand je gebeld? Via het activiteiten tabblad vind je alle belangrijke meldingen terug. – Chat: Hier vind je alle persoonlijke gesprekken je hebt openstaan. – Teams: Misschien wel het belangrijkste tabblad, hier vind je namelijk alle Teams waarvan je onderdeel bent. Binnen één team zitten alle collega’s (en eventueel externen) die te maken hebben met dat project / onderdeel van jouw organisatie. Één Team kan ook meerdere kanalen hebben. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat per project meerdere kanalen worden aangemaakt. – Kalender: De kalender binnen Teams is rechtstreek gekoppeld aan je Outlook kalender. Via deze kalender is het ook mogelijk om afspraken in te plannen of te weigeren. – Oproepen: Via oproepen vind je een overzicht van al je belletjes de afgelopen periode. Via dit tabblad is het ook mogelijk om gemakkelijk je contacten te bellen. – Bestanden: Vind hier een overzicht van alle bestanden die (recent) met je gedeeld zijn. – Overig (…): Via overig vind je aanvullende apps. – Apps: Hier vind je alle aanvullende apps die wellicht een toegevoegde waarde kunnen bieden voor je bedrijfscommunicatie. Het is via dit tabblad ook mogelijk om allerlei soorten extensies te installeren, waardoor jouw Teams omgeving nog meer aansluit op jouw wensen. Denk hierbij aan extensies zoals: Polly, Jira Cloud, Youtube, Azure Boards, etc. – Help: Via help vind je handige bronnen om nog meer te halen uit jouw Teams omgeving.
5 tips om beter te werken met Microsoft Teams
Nu je exact weet welke functies er zijn, en waar je deze kunt vinden binnen Teams, is het tijd om aan de slag te gaan. Om jouw Teams ervaring te optimaliseren, geven wij je vast 5 tips:1. Wanneer is het handig om een Team aan te maken? Gebruik de volgende richtlijnen: – Maak een Team aan wanneer je vaak over hetzelfde onderwerp praat als collega’s of externen. – Maak een team aan als je vaak met dezelfde groep mensen werkt, bijvoorbeeld aan een project. – Maak een team aan als je informatie centraal, met verschillende werknemers (of externen), wilt delen en bewerken.
2. Beperk jezelf niet door maar één eigenaar te kiezen per Team Het komt wel eens voor dat een Team eigenaar niet aanwezig is, of de organisatie verlaat. Zorg dus altijd voor een back-up eigenaar. Mocht er iets dergelijks voorvallen, kun je hier altijd op inspelen.
3. Stel een welkomsbericht in Wil je aan elk nieuw teamlid duidelijk maken wat het doel is van het Team? Dan kun je dit gemakkelijk doen via een welkomsbericht. In dit bericht kun je ook vragen of de teamleden zich kort willen voorstellen, wat handig kan zijn als je met externen samenwerkt.
4. Maak afspraken over de indeling van je teams Als er binnen de organisatie waar je werkzaam bent veel verschillende Teams aangemaakt worden, kan het zomaar zijn dat deze Teams onderling van structuur verschillen. Dit is natuurlijk nooit handig. Om de effectiviteit en efficiëntie van Teams te bevorderen kan het dus handig zijn om aanvankelijk richtlijnen op te stellen. Stel een document op waarin je de indeling van een Team vaststelt en communiceer dit document binnen het bedrijf. Zo kun je voortaan alle informatie binnen de verschillende Teams eenvoudig terug vinden.
5. Pin jouw meest gebruikte Teams (of gesprekken) vast Zowel in via ‘Chat’, als via ‘Teams’ is het mogelijk om gesprekken of Teams vast te pinnen. Ze komen dan boven je andere gesprekken of Teams te staan. Dit is vooral handig wanneer je dagelijks contact hebt met dezelfde personen / hetzelfde Team.
Ga zelf aan de slag met Teams
Teams is een communicatieplatform binnen het Microsoft 365 pakket, met als voornaamste focus het online samenwerken effectiever en efficiënter maken. Ben jij overtuigd dat het van toegevoegde waarde kan zijn voor het bedrijf waar je werkzaam bent? Dan raad ik je aan om het eens uit te proberen!Mocht je nog tegen problemen aanlopen of vragen hebben, maak dan de Microsoft Teams Handleiding. Deze handleiding neemt je aan de hand van verschillende stappen mee in de set-up van Microsoft Teams. Daarnaast worden er in deze handleiding verschillende veelgestelde vragen behandeld.